Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen dem Anbieter der Software "Fehlzeiten-Manager" und seinen gewerblichen Kunden (Bildungsträgern). Die Anwendung richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsparteien

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend "AGB") gelten für sämtliche Verträge über die Bereitstellung der Software-as-a-Service-Anwendung "Fehlzeiten-Manager" (nachfolgend "Software") zwischen

Muhammedül-Emin Satilmis
Ottokarstr. 3
47166 Duisburg
E-Mail: kontakt@fehlzeiten-manager.de
Telefon: +49 1590 4731598

(nachfolgend "Anbieter") und seinen Kunden.

(2) Die Software wird ausschließlich Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen angeboten. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind nicht Adressat dieses Angebots.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis abweichender Bedingungen die Leistungen gegenüber dem Kunden vorbehaltlos erbringt.

(4) Der Anbieter ist Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Es wird daher keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

(1) Gegenstand des Vertrages ist die Bereitstellung der Software "Fehlzeiten-Manager" zur Nutzung über das Internet (Software-as-a-Service). Die Software dient der digitalen Verwaltung von Anwesenheits- und Fehlzeitendaten im Rahmen geförderter beruflicher Weiterbildung (FbW nach SGB III) und der Erstellung zugehöriger Dokumente.

(2) Der Funktionsumfang der Software umfasst insbesondere:

• Verwaltung von Stammdaten (Klassen, Maßnahmen, Teilnehmer, Dozenten)
• Tägliche Erfassung von Anwesenheits- und Fehlzeitendaten (Quick-Entry)
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von PDF-Dokumenten (z.B. Bescheinigungen, Auswertungstabellen)
• Entschuldigungsmanagement mit E-Mail-Benachrichtigungen
• Konfigurierbare Vorlagen und Felder mit automatischer Befüllung
• Mehrbenutzerfähigkeit mit rollenbasiertem Berechtigungssystem (Administrator, Dozent)

(3) Die Software wird in der jeweils aktuellen Fassung bereitgestellt. Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang fortlaufend weiterzuentwickeln, anzupassen und zu aktualisieren, soweit dies dem Kunden zumutbar ist und der vertraglich geschuldete Leistungsumfang gewahrt bleibt.

(4) Der Anbieter schuldet keinen bestimmten Erfolg im Sinne eines Werkvertrages, sondern die laufende Bereitstellung der Software. Verträge über die Bereitstellung von SaaS sind nach herrschender Auffassung Mietverträge im Sinne der §§ 535 ff. BGB; ergänzend gelten die Regelungen des Dienstvertrages (§§ 611 ff. BGB), soweit Beratungs- oder Unterstützungsleistungen geschuldet sind.

(5) Die Software wird über öffentlich zugängliche Schnittstellen im Internet bereitgestellt. Der Übergabepunkt der Leistung ist der Routerausgang des vom Anbieter genutzten Rechenzentrums. Für die Internetverbindung des Kunden ist der Kunde selbst verantwortlich.

(6) Soweit der Funktionsumfang E-Mail-Benachrichtigungen umfasst (Absatz 2), erfolgt der Versand über einen externen E-Mail-Versanddienstleister (vgl. § 7 Abs. 3). Geschuldet ist der ordnungsgemäße technische Versand bis zur Übergabe an den Versanddienstleister; die anschließende Zustellung an den Mailserver des Empfängers liegt außerhalb des unmittelbaren Einflussbereichs des Anbieters und wird nicht als bestimmter Erfolg geschuldet. Dies betrifft insbesondere Spam-Filterung, Greylisting, vorübergehende oder dauerhafte Ablehnungen durch den Empfänger-Mailserver (Soft Bounce, Hard Bounce, Blockierung) sowie Verzögerungen außerhalb der Risikosphäre des Anbieters.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Software auf der Website des Anbieters und in sonstigen Werbematerialien stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine unverbindliche Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.

(2) Der Vertrag kommt durch Annahme eines individuellen Angebots des Anbieters durch den Kunden in Textform (z.B. per E-Mail) zustande. Alternativ kommt der Vertrag durch die Bereitstellung der Zugangsdaten seitens des Anbieters und die erste Anmeldung des Kunden in der Software zustande.

(3) Der Anbieter behält sich vor, vor Vertragsschluss eine Bonitätsprüfung durchzuführen oder Vorkasse zu verlangen.

§ 4 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Software bestimmungsgemäß im Rahmen seiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit zu nutzen.

(2) Die Software darf ausschließlich von Mitarbeitern und Beauftragten des Kunden genutzt werden, die im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Kunden auf die Software zugreifen müssen. Eine Nutzung durch oder im Auftrag Dritter ist ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Anbieters unzulässig.

(3) Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering), zu dekompilieren oder zu disassemblieren, sofern und soweit dies nicht gesetzlich ausdrücklich gestattet ist (vgl. §§ 69d, 69e UrhG).

(4) Sämtliche Rechte an der Software, einschließlich aller Quellcodes, Konzepte, Designs, Datenstrukturen, Dokumentationen und Marken, verbleiben beim Anbieter oder den jeweiligen Rechteinhabern. Der Kunde erwirbt keine Eigentums- oder sonstigen Schutzrechte an der Software.

(5) Die in der Software vom Kunden eingegebenen oder hochgeladenen Daten (insbesondere Stammdaten, Anwesenheitsdaten, Dokumente) verbleiben im Eigentum des Kunden. Der Anbieter erhält an diesen Daten ausschließlich die zur Vertragserfüllung notwendigen Nutzungsrechte.

§ 5 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Software von 99 % im Monatsmittel an, gemessen am Übergabepunkt des Rechenzentrums.

(2) Von der Verfügbarkeitsberechnung ausgenommen sind Zeiten, in denen die Software aus folgenden Gründen nicht erreichbar ist:

• Geplante Wartungsarbeiten, die der Anbieter nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Mo–Fr, 08:00–18:00 Uhr) durchführt
• Höhere Gewalt, Streik, behördliche Anordnungen oder sonstige vom Anbieter nicht zu vertretende Umstände
• Störungen, die im Verantwortungsbereich des Kunden liegen (z.B. unzureichende Internetverbindung, fehlerhafte Hardware, fehlerhafte Konfiguration auf Seite des Kunden)
• Störungen bei Vorleistern oder Subunternehmern (insbesondere Hosting-, Datenbank- und E-Mail-Dienstleister), soweit der Anbieter diese trotz sorgfältiger Auswahl und Überwachung nicht zu vertreten hat

(3) Notwendige Wartungsarbeiten oder dringende Sicherheitsupdates kann der Anbieter jederzeit durchführen. Der Anbieter wird den Kunden rechtzeitig vorab informieren, soweit dies möglich und zumutbar ist.

(4) Der Anbieter erstellt täglich automatische Datensicherungen (Backups). Eine Wiederherstellung einzelner Daten auf Wunsch des Kunden ist nur in begründeten Ausnahmefällen und gegen gesonderte Vergütung möglich.

§ 6 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet:

• Die Zugangsdaten (insbesondere Passwörter) sorgfältig aufzubewahren und vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen
• Die vom Anbieter bereitgestellten Sicherheitsfunktionen, insbesondere die optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung, nach Möglichkeit zu nutzen
• Den Anbieter unverzüglich zu informieren, wenn der Verdacht besteht, dass Zugangsdaten unbefugt verwendet wurden
• Die Software ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und der vertraglichen Regelungen zu nutzen
• Keine rechtswidrigen, gegen die guten Sitten oder Rechte Dritter verstoßenden Inhalte in der Software zu speichern oder zu verbreiten
• Sicherzustellen, dass die in der Software gespeicherten Daten rechtmäßig erhoben und verarbeitet werden dürfen, insbesondere unter Beachtung der Vorgaben der DSGVO
• Sicherzustellen, dass die in der Software erfassten Daten (insbesondere Stammdaten, Anwesenheits- und Fehlzeitendaten, Maßnahmen-Zuordnungen) inhaltlich richtig, vollständig und aktuell sind, sowie die in der Software erstellten Dokumente vor ihrer Verwendung gegenüber Dritten (insbesondere gegenüber Agentur für Arbeit, Jobcenter und sonstigen Förder- oder Aufsichtsbehörden) auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen
• Sicherzustellen, dass die in der Software hinterlegten E-Mail-Adressen der Empfänger (insbesondere Teilnehmer und gesetzliche Vertreter) korrekt und aktuell sind, sowie erforderlichenfalls darauf hinzuwirken, dass Empfänger Spam-/Greylisting-Ausnahmen für die vom Anbieter genutzte Versandadresse einrichten
• Eigenständig dafür zu sorgen, dass die für die Nutzung der Software notwendige technische Infrastruktur (Internetverbindung, aktueller Webbrowser, ausreichende Endgeräte) verfügbar ist
• Bei der Aufklärung von Störungen und der Beseitigung von Mängeln in zumutbarem Umfang mitzuwirken

(2) Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung der Software durch den Kunden oder mit seinem Wissen erfolgen, einschließlich der zur Rechtsverteidigung notwendigen Kosten.

(3) Der Kunde ist im Verhältnis zum Anbieter alleiniger Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die in der Software verarbeiteten personenbezogenen Daten der Teilnehmer.

§ 7 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden im Sinne des Art. 28 DSGVO. Der Kunde bleibt Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

(2) Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung werden in einem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Anbieter und Kunde geregelt. Der AVV ist Bestandteil dieses Vertrages und wird mit Vertragsschluss zwischen den Parteien abgeschlossen.

(3) Zur Erbringung der Software-Leistung setzt der Anbieter folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

(4) Der Anbieter wird den Kunden über geplante Änderungen in Bezug auf die Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragsverarbeitern mindestens 14 Tage vorab in Textform informieren. Der Kunde kann der Änderung innerhalb von 14 Tagen ab Zugang der Information aus berechtigten Gründen widersprechen. Erhebt der Kunde Einspruch und kann zwischen den Parteien keine einvernehmliche Lösung gefunden werden, sind beide Parteien zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages berechtigt.

(5) Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden sich in der Datenschutzerklärung.

§ 8 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Vergütung für die Nutzung der Software ergibt sich aus dem zwischen Anbieter und Kunde geschlossenen Einzelvertrag oder aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preisliste des Anbieters.

(2) Die Vergütung wird im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum in Rechnung gestellt. Üblicher Abrechnungszeitraum ist ein Kalendermonat oder ein Kalenderjahr, je nach gewähltem Tarif.

(3) Rechnungen werden in elektronischer Form (PDF per E-Mail) übermittelt. Der Kunde erklärt sich mit der elektronischen Rechnungsstellung einverstanden.

(4) Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen (Kleinunternehmerregelung).

(5) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zur Zahlung fällig. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 Abs. 2 BGB) zu berechnen sowie die Zugänge des Kunden nach vorheriger Ankündigung und angemessener Nachfrist zu sperren.

(6) Der Anbieter ist berechtigt, die Vergütung mit einer Frist von sechs Wochen zum Ende eines Abrechnungszeitraums anzupassen. Im Falle einer Erhöhung um mehr als 5 % gegenüber der vorherigen Vergütung steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitsdatum der Preiserhöhung zu.

(7) Eine Aufrechnung des Kunden mit Gegenforderungen ist nur zulässig, wenn diese unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur wegen Gegenansprüchen aus diesem Vertragsverhältnis zu.

§ 9 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen, sofern im Einzelvertrag nichts anderes vereinbart ist.

(2) Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Abrechnungszeitraums in Textform gekündigt werden, sofern im Einzelvertrag keine längere Mindestlaufzeit vereinbart wurde.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn:

• Der Kunde mit der Zahlung der Vergütung mehr als 30 Tage in Verzug ist und einer schriftlichen Mahnung nicht nachkommt
• Der Kunde wiederholt oder schwerwiegend gegen die Vorgaben dieser AGB oder gesetzliche Bestimmungen verstößt
• Über das Vermögen des Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgewiesen wird

(4) Jede Kündigung bedarf der Textform (z.B. E-Mail). Kündigungen sind an die in § 1 dieser AGB genannte Anschrift bzw. E-Mail-Adresse zu richten.

§ 10 Datenexport und Datenlöschung nach Vertragsende

(1) Datenexport: Innerhalb von 30 Tagen nach Beendigung des Vertragsverhältnisses kann der Kunde seine in der Software gespeicherten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format exportieren.

(2) Übergangsfrist: Im Anschluss an die Export-Frist bleiben die Daten des Kunden für eine Übergangsfrist von 90 Tagen auf den Systemen des Anbieters verfügbar, damit der Kunde den Export prüfen und abschließen kann.

(3) Endgültige Löschung: Nach Ablauf der Übergangsfrist nach Absatz 2 wird der Anbieter sämtliche personenbezogenen Daten des Kunden aus den produktiven Systemen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen, löschen. Daten in automatischen Sicherungen (Backups) werden im Rahmen des regulären Backup-Rotationszyklus innerhalb von maximal 30 weiteren Tagen endgültig entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Die Einzelheiten der Löschung sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (§ 11) geregelt.

(4) Auf ausdrückliche Weisung des Kunden kann die endgültige Löschung auch vor Ablauf der Übergangsfrist erfolgen.

(5) Der Anbieter wird die ordnungsgemäße Löschung der Daten auf schriftliche Anforderung des Kunden bestätigen.

§ 11 Gewährleistung

(1) Die Gewährleistung richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB), soweit in diesen AGB nichts anderes bestimmt ist.

(2) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bei Vertragsschluss bereits vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), wird ausgeschlossen.

(3) Mängel der Software hat der Kunde dem Anbieter unverzüglich nach Entdeckung in nachvollziehbarer Form (mit aussagekräftiger Beschreibung, Reproduktionsschritten und ggf. Screenshots) zu melden.

(4) Der Anbieter wird Mängel innerhalb angemessener Frist beheben. Eine unerhebliche Beeinträchtigung der Tauglichkeit der Software bleibt außer Betracht.

§ 12 Haftung

(1) Der Anbieter haftet uneingeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung des Anbieters oder eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung des Anbieters auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) Bei der leicht fahrlässigen Verletzung sonstiger Pflichten haftet der Anbieter nicht.

(4) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie aufgrund ausdrücklich übernommener Garantien bleibt von den vorstehenden Haftungsbeschränkungen unberührt.

(5) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde seine Pflichten nach § 6 dieser AGB verletzt hat, insbesondere wenn der Kunde keine eigenen Sicherungskopien wichtiger Daten erstellt oder Zugangsdaten unsachgemäß verwahrt hat.

(6) Soweit die Haftung des Anbieters ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung seiner Angestellten, Vertreter und Erfüllungsgehilfen.

(7) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die ausschließlich darauf beruhen, dass automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen den vorgesehenen Empfänger nicht oder verspätet erreichen (insbesondere wegen Spam-Filterung, Blockierung durch den Empfänger-Mailserver, ungültiger oder veralteter Empfängeradressen, vorübergehender Zustellausfälle), soweit der ordnungsgemäße technische Versand seitens des Anbieters bewirkt wurde. Die Haftungsregelungen nach Absätzen 1 bis 4 bleiben unberührt.

(8) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde unrichtige, unvollständige oder veraltete Daten in der Software erfasst hat oder die in der Software erstellten Dokumente ohne die nach § 6 Abs. 1 vorgesehene Prüfung gegenüber Dritten verwendet (insbesondere gegenüber Agentur für Arbeit, Jobcenter und sonstigen Förder- oder Aufsichtsbehörden). Die Haftungsregelungen nach Absätzen 1 bis 4 bleiben unberührt.

§ 13 Vertraulichkeit

(1) Die Parteien verpflichten sich, alle ihnen im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt werdenden vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.

(2) Vertrauliche Informationen sind alle als solche gekennzeichneten oder ihrem Wesen nach vertraulichen Informationen, insbesondere technische, kaufmännische und personenbezogene Daten.

(3) Diese Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die

• der empfangenden Partei bereits vor Mitteilung bekannt waren
• öffentlich bekannt sind oder ohne Verschulden der empfangenden Partei werden
• der empfangenden Partei rechtmäßig von einem Dritten ohne Vertraulichkeitsverpflichtung mitgeteilt wurden
• aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher Anordnung offengelegt werden müssen

§ 14 Höhere Gewalt

(1) Kann eine Partei ihre vertraglichen Verpflichtungen aufgrund höherer Gewalt nicht erfüllen, so ist sie für die Dauer und im Umfang der Auswirkung der höheren Gewalt von ihren Verpflichtungen befreit. Als Fälle höherer Gewalt gelten insbesondere Krieg, Naturkatastrophen, Pandemien, Streiks, behördliche Anordnungen sowie großflächige Internet- oder Stromausfälle.

(2) Die betroffene Partei hat die andere Partei unverzüglich über den Eintritt und die voraussichtliche Dauer der höheren Gewalt zu informieren und alle zumutbaren Anstrengungen zu unternehmen, um die Auswirkungen zu begrenzen.

(3) Dauert die höhere Gewalt länger als 30 Tage an, sind beide Parteien zur außerordentlichen Kündigung des Vertrages berechtigt.

§ 15 Änderungen dieser AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus triftigen Gründen erforderlich ist (z.B. Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder technische Entwicklungen) und der Kunde dadurch nicht unbillig benachteiligt wird.

(2) Über beabsichtigte Änderungen wird der Anbieter den Kunden spätestens sechs Wochen vor dem Inkrafttreten in Textform informieren. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung gesondert auf die Bedeutung des Schweigens hinweisen.

(3) Widerspricht der Kunde fristgerecht, ist der Anbieter zur ordentlichen Kündigung des Vertrages mit der vertraglich vereinbarten Frist berechtigt.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Duisburg, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. Der Anbieter ist berechtigt, Klage auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu erheben.

(3) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Textformklausel.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung. Entsprechendes gilt im Falle einer Regelungslücke.

Stand: September 2026