Datenschutzerklärung

Anfragen an den Anbieter

Dieser Teil gilt, wenn Sie dem Anbieter der Plattform eine E-Mail schreiben. Verantwortlich ist dann der Anbieter selbst:

Muhammedül-Emin Satilmis
Ottokarstr. 3
47166 Duisburg
E-Mail: kontakt@fehlzeiten-manager.de

Für die Nutzung der Anwendung gelten die Abschnitte 1 bis 14.

Anfragen per E-Mail

Schreiben Sie an kontakt@fehlzeiten-manager.de, verarbeitet der Anbieter Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, sonst das berechtigte Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Das Postfach liegt bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, als Auftragsverarbeiter.

Der Anbieter löscht Ihre Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Ihre Rechte gegenüber dem Anbieter

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Adresse. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für den Anbieter ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der jeweilige Bildungsträger, der die Anwendung "Fehlzeiten-Manager" für die Verwaltung seiner Bildungsmaßnahmen einsetzt. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen werden Ihnen durch Ihren Bildungsträger mitgeteilt.

Für den technischen Betrieb der Anwendung wird ein Auftragsverarbeiter eingesetzt, der die Daten ausschließlich nach Weisung des Verantwortlichen verarbeitet (Art. 28 DSGVO).

2. Gegenstand dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Webanwendung "Fehlzeiten-Manager" verarbeitet werden. Die Anwendung dient der digitalen Verwaltung von Anwesenheit, Fehlzeiten und zugehörigen Dokumenten im Rahmen geförderter beruflicher Weiterbildung (FbW nach SGB III).

3. Welche Daten werden verarbeitet?

3.1 Stammdaten der Teilnehmer

• Vor- und Nachname, Anrede
• Geburtsdatum und Geburtsort
• Nationalität
• Wohnadresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt)
• Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mail-Adresse
• Kundennummer der Agentur für Arbeit / Jobcenter
• Maßnahmenummer und Maßnahmebezeichnung
• Zuständige Agentur für Arbeit / Jobcenter
• Praktikumsdaten (Firma, Zeitraum)

Bestimmte Daten (Kundennummer, Maßnahmenummer, zuständige Agentur für Arbeit) werden dem Bildungsträger von der Agentur für Arbeit / Jobcenter im Rahmen der Maßnahmezuweisung übermittelt (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO).

3.2 Anwesenheits- und Fehlzeitendaten

• Tägliche Anwesenheitseinträge (anwesend, krank, entschuldigt, unentschuldigt, sonstige)
• Kumulative Fehlzeitenstatistiken
• Bewertungen und Noten
• Textliche Einschätzungen und Beurteilungen

3.3 Gesundheitsbezogene Daten (Art. 9 DSGVO)

• Krankmeldungen (über die Fehlzeit „Krank“)
• Entschuldigungsdokumente (z.B. ärztliche Atteste, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen)

3.4 Nutzerdaten (Mitarbeiter des Bildungsträgers)

• Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse
• Rolle (Administrator, Dozent)
• Anmeldedaten (verschlüsselt gespeichert)

3.5 Technische Daten

Im Rahmen des Audit-Logs werden bei datenverändernden Operationen folgende Metadaten gespeichert:

• Zeitstempel der Operation
• Benutzer-ID des handelnden Nutzers
• Organisations-ID
• Art der Operation (INSERT, UPDATE, DELETE, SOFT_DELETE, RESTORE) sowie betroffene Tabelle und Datensatz-ID
• Vorheriger und neuer Datenbestand des betroffenen Datensatzes (als JSON-Snapshots) — diese können Kopien der in den Abschnitten 3.1 bis 3.4 genannten personenbezogenen Daten enthalten
• Login-Zeitstempel (über Supabase Auth verwaltet). Welche Cookies die Anwendung setzt, steht in Abschnitt 9.

Hinweis: Bei der digitalen Unterschrift werden die IP-Adresse und die Browser- bzw. Geräteinformationen (User-Agent) der unterzeichnenden Person dauerhaft gespeichert, um die Unterschrift rechtssicher nachweisen zu können (Beweissicherung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Im Übrigen werden IP-Adressen ausschließlich transient zur Rate-Limit-Prüfung verarbeitet und nicht persistent gespeichert; das allgemeine Änderungsprotokoll (Audit-Log) speichert keine IP-Adressen. Bei den eingesetzten Cloud-Anbietern (Supabase, Vercel) können System-Logs mit IP-Adressen und Browser-Informationen anfallen — diese werden nicht durch den Anbieter selbst, sondern durch die Drittanbieter im Rahmen ihrer eigenen Auftragsverarbeitung verarbeitet (siehe Abschnitt 5.1).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1 Anwesenheitserfassung und Fehlzeitenmanagement

Die Erfassung von Anwesenheits- und Fehlzeitendaten sowie die Erstellung von FbW-Bescheinigungen erfolgt auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. §§ 83, 84 SGB III und der AZAV).

4.2 Verarbeitung von Gesundheitsdaten

Die Erfassung von Krankmeldungen und die Speicherung ärztlicher Atteste erfolgt zur Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Pflichten (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. §§ 83, 84 SGB III und der AZAV — Dokumentations- und Nachweispflichten gegenüber der Agentur für Arbeit).

Soweit der Bildungsträger die Verarbeitung auf eine Einwilligung der betroffenen Person stützt (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), gilt ergänzend Abschnitt 8.1 dieser Erklärung.

4.3 Benutzerverwaltung

Die Verwaltung von Benutzerkonten der Mitarbeiter erfolgt zur Erfüllung des Arbeitsvertrags zwischen Mitarbeiter und Bildungsträger, soweit die Nutzung der Software zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.4 E-Mail-Benachrichtigungen

Aufforderung zum Upload von Entschuldigungsdokumenten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung der Nachweispflicht).

Erinnerungen und Ablehnungsbenachrichtigungen: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Bildungsträgers an der vollständigen Dokumentation der Fehlzeiten).

Inhalt der E-Mails: E-Mails an Teilnehmer enthalten eine persönliche Anrede (Anrede und Nachname, ersatzweise Vor- und Nachname), den oder die betroffenen Fehltage beziehungsweise den Monat, den Namen des Bildungsträgers, einen Upload-Link mit Gültigkeitsfrist und den Hinweis auf die Folge bei Fristablauf. Ablehnungen enthalten zusätzlich die vom Bildungsträger eingegebene Begründung als Freitext. Der Grund der Fehlzeit wird nicht genannt. Nachweisdokumente, Fehlzeitenquoten und Auswertungen werden nicht per E-Mail versendet. E-Mails an Mitarbeiter (Einladung, Hinweis auf zurückgesetzte Zwei-Faktor-Authentifizierung) enthalten den Namen des Bildungsträgers, einen Link und gegebenenfalls den Namen des auslösenden Administrators. Anmelde-E-Mails (Passwort zurücksetzen, Registrierungsbestätigung) enthalten einen Link oder Bestätigungscode. Der E-Mail-Dienstleister Brevo zählt Öffnungen und Klicks ausschließlich anonymisiert, ohne Zuordnung zu einem Empfänger. Links in E-Mails werden dafür über Brevo-Server weitergeleitet. Meldet Brevo, dass eine E-Mail zu einem Nachweis nicht zugestellt werden konnte (zum Beispiel weil die Adresse nicht existiert oder die E-Mails abbestellt wurden), speichert die Anwendung diesen Zustellstatus mit Empfängeradresse und den in der E-Mail genannten Fehltagen. Den Grund einer Sperre liest die Anwendung dafür aus der Sperrliste von Brevo. So sieht der Bildungsträger, dass ein Teilnehmer den Link nicht erhalten hat, und kann die Adresse korrigieren oder mit dem Teilnehmer sprechen. Wer in einer E-Mail „Abbestellen“ wählt, erhält keine weiteren E-Mails zu Nachweisen.

4.5 Protokollierung (Audit-Log)

Die Protokollierung von Änderungen an personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses an der Integrität und Nachvollziehbarkeit der Datenverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in der Sicherstellung der Datenqualität und der Erfüllung von Rechenschaftspflichten.

5. Empfänger der Daten

5.1 Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter

Für den Betrieb der Anwendung werden folgende Dienste eingesetzt:

5.2 Weitere Empfänger

Die Übermittlung von FbW-Bescheinigungen und Fehlzeitenübersichten an die Agentur für Arbeit / Jobcenter erfolgt durch den Bildungsträger, nicht durch die Anwendung.

6. Übermittlung in Drittländer

Die Anwendungsdaten werden in Frankfurt am Main, Deutschland (EU) verarbeitet. Datenbank, Dateispeicher und Authentifizierung liegen bei Supabase (Region eu-central-1, Frankfurt), die Anwendungslogik (Serverless Functions) wird über Vercel (Region fra1, Frankfurt) ausgeführt. Der E-Mail-Versand erfolgt über Brevo in EU-Rechenzentren (Frankreich und Belgien, nach Angaben von Brevo auch Deutschland).

Die Anbieter Supabase und Vercel haben ihren Sitz in den USA. Die Datenverarbeitung findet jedoch in EU-Rechenzentren statt. Ein Fernzugriff durch US-Personal zu Wartungszwecken ist technisch möglich. Schutzgarantien:

• Supabase: EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
• Vercel: EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO), ergänzend SCCs

Der Anbieter Brevo hat seinen Sitz in Frankreich und speichert in EU-Rechenzentren. Brevo setzt nach eigenen Angaben weitere Dienstleister und Konzerngesellschaften außerhalb des EWR ein, unter anderem Cloudflare (Netzwerksicherheit, USA), Zendesk (Support, USA) sowie Konzerngesellschaften in den USA und Indien für Support und Wartung. Eine Verarbeitung in oder ein Zugriff aus einem Drittland ist dabei nicht ausgeschlossen. Brevo sichert dies nach eigenen Angaben über das EU-US Data Privacy Framework, EU-Standardvertragsklauseln und verbindliche interne Datenschutzvorschriften (BCR) ab.

Zusätzlich: Verschlüsselung aller Daten bei der Übertragung (TLS 1.2+) und im Ruhezustand (AES-256).

7. Speicherdauer

Bei Löschung eines Teilnehmers (Art. 17 DSGVO) werden alle zugehörigen Daten, Dokumente und Dateien unwiderruflich gelöscht. Protokolleinträge werden anonymisiert.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen (Ihrem Bildungsträger) folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Welche Daten über Sie gespeichert sind
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten, sofern keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung der Verarbeitung
• Datenportabilität (Art. 20 DSGVO) — Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an Ihren Bildungsträger.

8.1 Widerruf einer Einwilligung

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Den Widerruf richten Sie an Ihren Bildungsträger.

8.2 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland des Bildungsträgers. Eine Übersicht aller Landesbeauftragten für den Datenschutz finden Sie unter bfdi.bund.de.

9. Cookies und technische Speicherung

Die Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung, die automatische Abmeldung und Geräte der Anwesenheitsliste. Es werden keine Tracking-Cookies, Analyse-Cookies oder Werbe-Cookies eingesetzt.

Im lokalen Speicher Ihres Browsers legt die Anwendung außerdem den Zeitpunkt der letzten Aktivität ab (fzm-last-activity), damit die automatische Abmeldung in allen geöffneten Tabs gleich läuft. Dazu kommen Anzeige-Einstellungen, zum Beispiel ob die Seitenleiste eingeklappt ist, das Farbschema, die Größe des Unterschriftenfelds, der Fortschritt in Einrichtungsschritten und bereits gezeigte Hinweise.

Rechtsgrundlage für diese Cookies und Einträge ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG: Sie sind unbedingt erforderlich, damit die von Ihnen gewünschte Anwendung funktioniert. Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

In der Anwendung werden keine Analyse- oder Tracking-Dienste eingesetzt (kein Google Analytics, keine Tracking-Pixel, keine Third-Party-Cookies). Schriftarten werden lokal bereitgestellt, es erfolgt kein Laden von externen Servern. Für versendete E-Mails gilt: Der E-Mail-Dienstleister Brevo zählt Öffnungen und Klicks ausschließlich anonymisiert (siehe Abschnitt 4.4).

10. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

11. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der genannten Daten ist für die Durchführung der Bildungsmaßnahme und die Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten gegenüber der Agentur für Arbeit / Jobcenter erforderlich (§§ 83, 84 SGB III, AZAV). Ohne diese Daten kann die ordnungsgemäße Dokumentation der Anwesenheit und Fehlzeiten nicht gewährleistet werden.

Die Bereitstellung von Entschuldigungsdokumenten (z.B. ärztliche Atteste) ist erforderlich, damit Fehlzeiten als entschuldigt gewertet werden können.

12. Sicherheit der Verarbeitung

• Verschlüsselung aller Datenübertragungen (HTTPS/TLS 1.2+) und gespeicherter Daten (AES-256)
• Rollenbasiertes Berechtigungssystem mit Mandantentrennung
• Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer (TOTP-basiert, kompatibel mit Google Authenticator, Authy etc.)
• Protokollierung aller Änderungen an personenbezogenen Daten
• Tägliche automatische Datensicherungen

13. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen der Datenverarbeitung oder der rechtlichen Rahmenbedingungen aktualisiert werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist über die Anwendung abrufbar.

14. Open-Source-Komponenten

Die Anwendung basiert auf Open-Source-Software. Eine vollständige Liste aller verwendeten Komponenten und ihrer Lizenzen finden Sie in der Datei LICENSES.md im Quellcode-Repository.

Im Sinne der Lizenzbedingungen weisen wir gesondert auf folgende Komponente hin:

• Browser-Kompatibilitätsdaten: Die Anwendung nutzt indirekt die Datenbank caniuse-lite, die auf Daten von caniuse.com (Autor: Alexis Deveria) basiert. Diese Daten sind unter der Lizenz Creative Commons Attribution 4.0 (CC-BY-4.0) veröffentlicht.

Stand: Oktober 2026